איך עובדים עם משרד יחסי ציבור?

החלטתם שאתם צריכים משרד יח"צ, מצאתם את המשרד שהכי מתאים לכם,

רגע לפני שאתם יוצאים לדרך כדאי שתבינו שאתם נכנסים למערכת יחסים וכמו בכל מערכת יחסים כדאי לעשות תיאום ציפיות.

הצלחת יחסי ציבור תלויה בכמה גורמים, בראש ובראשונה הכרחי שלמשרד יחסי ציבור יהיו קשרים ענפים עם עיתונאים והכרות מעמיקה עם מפת התקשורת שמשתנה תדיר. מיומנות לזהות סיפור תקשורתי, יצירתיות, יכולת כתיבה וכו'.

בנוסף, הצלחת יחסי ציבור תלויה במערכת היחסים בין משרד היח"צ ללקוחות שלו.  מכיוון שעבודת היח"צ מתפרסת על תקופה ממושכת, חשוב כבר בהתחלה לוודא שהלקוח מבין שנדרשים ממנו שיתוף פעולה וזמינות, זוהי מערכת יחסים של מייצג ומיוצג לכן הכרחי שיהיה בין הצדדים קשר רציף ועדכונים שוטפים לשני הכיוונים.  הלקוח מעדכן את היח"צ על פעילותו כדי לאפשר למשרד לדווח על כך במידת הצורך לתקשורת, ומשרד היח"צ מדווח על הפעילות שלו ומשתף ביוזמות.

הסכם יחסי ציבור

בהסכם מחליטים על תאריך התחלת עבודה, משך העבודה, עלויות כספיות, בנוסף כוללים בהסכם גם התחייבות על שיחות עדכון קבועות, אם אלה שיחות טלפוניות, פגישות און ליין או פגישות פרונטליות חשוב לעגן את זה בהסכם וליצור מחויבות של שני הצדדים. משרד יח"צ לא יכול לעבוד בוואקום, חלק נכבד בהצלחה עבודת היח"צ תלוי בערוץ מידע פתוח. משרד יח"צ מייצג את הלקוח כלפי חוץ, לפעמים הוא נדרש להגן על הלקוח לכן חשוב לבנות מלכתחילה יחסים של שקיפות, אמון והבנה. אלה דברים ששום הסכם כתוב לא יכול לייצר, נדרשת הבנה מלאה של תהליך העבודה.

שיחות קבועות

בשלב הראשון של העבודה עושים תחקיר עומק להיכרות עם הלקוח והמוצר אבל בתוך תקופת העבודה הכרחי לקיים כל הזמן שיחות ופגישות קבועות להתעדכנות שוטפת וחידוד המטרות. כאשר יוצאים לקמפיין שנמשך תקופה צפוי שאירועים חיצוניים ישפיעו על העבודה השוטפת. בעיקר בישראל התנאים משתנים, אירוע רודף אירוע ובכל שלב יש לעשות התאמות  לתנאים חדשים. את כל זה עושים בשיחות קבועות שאסור לוותר עליהן.

שלב קריטי בתחילת העבודה הוא להבהיר מה חושפים, על מה הלקוח מוכן לדבר עם התקשורת ומהם הקווים האדומים מבחינתו. לקוחות לפעמים מוכנים לדבר בגילוי לב על נושאים אינטימיים, יש לקוחות שמגדירים נושאים מסוימים כמחוץ לתחום. משרד היחסי ציבור מחויב לתנאים אלה.

מה הזמינות שלכם?

יש להבין מראש מה הזמינות של הלקוח ולתאם דרכי התקשרות. יש לקוחות שבמהלך היום עסוקים מאוד בפגישות או נסיעות, יש כאלה שמעדיפים שיחות בוקר בדרך למשרד, אחרים יבקשו התקשרות שוטפת בווטס אפ,  או רק במייל. את כל אלה יש להבהיר מראש לטובת תקשורת זורמת וזמינות מרבית לראיונות בתקשורת או לשם התנהלות שוטפת בין לקוח למשרד היח"צ.

מאמרי דעה

אחת הדרכים של  קידום בעזרת יחסי ציבור הם מאמרי דעה, וכתיבת מאמרים מקצועיים ממגוון סוגים. בדרך כלל אנשי יחסי ציבור כותבים את המאמרים מתוך ההכרות עם הלקוח ורק מעבירים ללקוח לתיקונים לפני ששולחים לתקשורת, אבל יש מקרים שהלקוח הוא זה שצריך לכתוב את המאמר ומשרד יחסי ציבור עורך ומעביר למדורים המתאימים. יש להעלות את האפשרות הזאת בפני הלקוח ולבדוק אם ביכולתו להתפנות לכתיבה או הגהה.

התפרסמה עליכם כתבה, מה קורה עכשיו?

אחרי שמתפרסמת כתבה שיזם משרד יח"צ מתחילים להכיר אתכם, סביר להניח שלא רק הציבור הרחב יגלה בכם עניין אלא גם עיתונאים נוספים. אם פונים אליכם עיתונאים ישירות אל תתנהלו מולם עצמאית, בשביל זה יש לכם משרד יחסי ציבור שישיג לכם הרבה יותר בולטות.

משרד יח"צ יודע אילו חומרים כדאי לתת לעיתונאים לקידום האינטרסים שלכם, יעביר תמונות מתאימות ואם יש צורך יעזור בחיבורים נוספים כדי למקסם את החשיפה. תנו למשרד לעשות את העבודה שלשמה שכרתם אותו.

לפני כל מפגש עם עיתונאים משרד יחסי הציבור יכין אתכם כדי שתהיו במיטבכם. החל ממה צריך ללבוש, מה לא לומר בשום אופן ומה כדאי שתרשמו על פתק ליתר בטחון. אנשי יחסי ציבור מיומנים יבינו מהר מאוד מהן החוזקות שלכם וכיצד להבליט אותם, ובהתאם מהן החולשות שלכם וכיצד להתמודד איתם מול התקשורת.

הכותבת:

רונית שכנוביץ,

משרד רונית יחסי ציבור